4. Stappenplan risicocommunicatie

Peil samen met uw collega’s de actualiteit: hoe groot is de behoefte bij burgers, bestuur of de organisatie aan risicocommunicatie? Start dan het proces.

Maak in overleg met uw portefeuillehouder en collega’s een bestuursvoorstel (aanzet tot plan van aanpak) waarmee het proces wordt geautoriseerd.

Vorm een projectgroep met alle functionarissen die betrokken zijn bij risicocommunicatie. Misschien kan de portefeuillehouder ook zitting nemen.

Analyseer de risico’s waarover u gaat communiceren. Voor externe veiligheid moeten diverse omgevingsrisico’s in kaart zijn/worden gebracht (het risicoregister en de risicokaart moeten gevuld worden). Wacht eventuele voltooiing niet af en ga door met risicocommunicatie.

Werk het plan van aanpak uit. Neem een planning op voor een publieksonderzoek en een doorkijk naar de fase waarin de risicocommunicatie-activiteiten gaan plaatsvinden. Maak een inschatting van de ambities van het bestuur en de gewenste schaalgrootte van het risicocommunicatieproces (tijd, financiële middelen, omvang omgevingsrisico’s).

Zet een intern communicatietraject op voor draagvlak bij en medewerking van uw collega’s. De omvang van dit traject hangt onder meer af van de organisatiegrootte en van het aantal collega’s dat (volgens de projectgroep) een rol in risicocommunicatie heeft.

Bereid het publieksonderzoek voor:

• Besluit of u het onderzoek zelf kunt/wilt uitvoeren, of dat externe ondersteuning nodig is;
• Bepaal de onderzoeksmethode: kwantitatieve enquête en/of kwalitatieve individuele/groepsgesprekken;
• Maak, indien van toepassing, een selectie van een specifieke wijk en bepaal de steekproefomvang;
• Laat de afdeling Burgerzaken een steekproef van een adressenbestand samenstellen;
• Zet logistiek en kopieerwerk uit;
• Bij keuze voor enquête: pas eventueel eerst de standaard vragenlijst aan;
• Verzorg de interne en externe communicatie (uitnodigingen, versturen enquête etc.).

Verstuur de enquêtes.

Verwerk de binnenkomende enquêtes/afgenomen interviews (of laat dat doen):

• voer de enquêtes in in een statistisch of Excel-programma;
• laat een overzicht van de antwoorden (frequenties en percentages) uitdraaien;
• analyseer en interpreteer de antwoorden en vertaal ze in:
  • Nadere bepaling doelgroepen en profielschetsen (voorkennis, emotionele toestand, etc.);
  • Gewenste (gespreks)onderwerpen;
  • Keuze van communicatievorm(en);
  • Keuze van (ondersteunende) communicatiemiddelen.

Maak een plan voor risicocommunicatie-activiteiten met de volgende hoofdstukken:

1. Inleiding en doelstellingen
2. Relevante actoren
3. Interne communicatie
4. Segmentatie/omschrijving externe doelgroepen
5. Inhoud en boodschapformulering
6. Keuze van middelen, media en contactvormen
7. Evaluatieonderzoek
8. Tijdpad
9. In de markt zetten/zenderprofilering
10. Borging van de communicatie

Voer de risicocommunicatie-activiteiten uit en houd een evaluatieonderzoek.

Verwerk de resultaten van het evaluatieonderzoek of laat dat doen.

Dit geeft u inzicht in:

• hoe deelnemers de contactwijze hebben ervaren;
• wat hun waardering is van de ingezette middelen;
• of en hoe hun kennis, houding en emotie is gewijzigd;
• of u aan bepaalde onderwerpen extra aandacht moet besteden, eventueel in een aangepaste contactvorm;
• wat de wensen van de deelnemers zijn voor mogelijke vervolgacties.

Verzorg de interne en externe publiciteit over het tot dan toe doorlopen risicocommunicatieproces.

Maak een voorstel voor het bestuur voor eventuele vervolgacties en onderneem stappen om risicocommunicatie op te nemen in het risicobeleid. Maak ook een planning voor de middellange termijn (bijvoorbeeld 2 jaar), voor de herhaling van de acties al dan niet in aangepaste vorm en schaalomvang.